José Carlos contava com o apoio de Valesca. Aquele ano seria fundamental para a empresa, e para a sua tão sonhada promoção. Além disso, sabia de sua responsabilidade no PPR de todo o setor comercial, pois suas metas estavam diretamente atreladas ao bom desempenho das ações daquele ano. A marca celebraria 25 anos de jornada bem-sucedida e a pressão interna era grande, e, devido aos inúmeros compromissos de produção a fábrica estava completamente tomada. Pedidos eram aceitos, porém, com a promessa de entrega para 90 dias, tamanha era a demanda do mercado.
A reunião de planejamento havia sido realizada, e as metas do setor de marketing e comunicação estavam delineadas:
- participar da mais importante feira do setor moveleiro do país. Havia menos de 120 dias para que tudo estivesse em ordem;
- lançar a nova linha de cozinhas componíveis, com tecnologia de ponta embarcada, indicando mais uma importante inovação da marca;
- atualizar todos os pontos de contato com o cliente final e abastecer as mais de 45 lojas exclusivas com as informações sobre os novos produtos;
- projetar o stand, contratando para isso fornecedor especializado na arquitetura e design do espaço
- brifar a agência de comunicação sobre as demandas mais importantes: o aniversário da empresa e os lançamentos de produtos
- além disso, concomitante à feira, os três lojistas mais antigos da marca receberiam homenagens especiais.
Esta era a pauta, e José Carlos sabia que todas essas demandas não dependeriam apenas do setor de marketing. Toda a fábrica necessitaria estar alinhada, informada e comprometida. Sabia também que poderia contar com as pessoas, afinal a cultura da organização, nutrida pela alta expectativa do PPR daquele ano, era de total comprometimento. Mas além das pessoas seria necessário contar com o auxílio da tecnologia para colaborar com os processos internos e externos, através dos vínculos com prestadores de serviços e fornecedores terceirizados.
Uma engrenagem emperrada
Apesar de contar com um ERP instalado há mais de 10 anos, robusto, funcional, confiável e, diga-se de passagem, caro, o sistema simplesmente não dava conta das demandas do marketing. E também os dashboards da ferramenta não permitia a real visibilidade das demandas dos demais departamentos. Afinal, ele possui uma série de produtos que necessita concluir para realização de fotos e da própria montagem do stand. Uma preocupação que estaria tirando o seu descanso. Chegou a lembrar-se, com nostalgia, dos velhos tempos, quando as demandas internas eram realizadas de modo rudimentar, utilizando ordens de serviço e relatórios físicos para controle das demandas.
Todos estavam sobrecarregados, compras eram realizadas diretamente, sem rastreabilidade e fora do controle do setor, contando literalmente com a sorte. Não havia uma ferramenta que conectasse todas as pontas. E ninguém queria sequer mencionar sobre “trocar o ERP” – tudo dependia dele. Mas, o ERP sozinho, não oferecia a profundidade necessária e real das demandas do dia a dia.
OTMSuite: uma ferramenta complementar ao ERP
A solução encontrada envolveu a implementação da OTMSuite, uma ferramenta que se mostrou flexível e configurável, sem a necessidade de substituir o ERP existente.
A iniciativa partiu do setor de TI, com o apoio da diretoria. O objetivo não era substituir o ERP, mas sim integrar uma nova tecnologia que pudesse preencher lacunas específicas, facilitando o avanço das ações. A cada desafio identificado, a ferramenta não apenas oferecia uma solução automatizada, mas também contribuía para uma maior clareza, rastreabilidade e previsibilidade nos processos.
Com a OTMSuite, processos antes fragmentados passaram a fluir com mais naturalidade, impactando diretamente o controle, a confiabilidade das informações e o alinhamento entre as áreas e suas tarefas. A tecnologia, que antes representava um obstáculo em alguns pontos, passou a ser um suporte para a execução das demandas.
Como a OTMSuite auxiliou José Carlos a otimizar as operações:
- Integração entre setores
As informações não ficavam mais isoladas. Quando o time de marketing abria uma requisição, a OTMSuite direcionava as tarefas para os departamentos relevantes, como compras, PCP, comercial e expedição, com prazos e histórico de aprovações. Isso proporcionou maior visibilidade e rastreabilidade. - Automação do fluxo de pedidos
Pedidos de itens como brindes, mobiliário para o stand, uniformes e materiais gráficos foram organizados. A OTMSuite padronizou as solicitações com formulários que incluíam campos obrigatórios e regras de negócio, reduzindo retrabalho e erros. - Gestão do planejamento de vendas e operações
As áreas de produção e comercial puderam coordenar melhor suas atividades. Com a previsão de demanda da nova linha de cozinhas, foi possível simular cenários e alinhar prioridades. A plataforma ofereceu visões por linha de produto, combinando dados de estoque, vendas e produção planejada. Isso permitiu uma aplicação mais prática do S&OP, adaptada à realidade da fábrica. - Controle de estoque
A ferramenta possibilitou um controle mais eficiente dos materiais para o stand e as lojas. Os pedidos aos fornecedores passaram a seguir um fluxo controlado, com comparativos de cotações e datas de entrega vinculadas ao cronograma da feira, resultando em menos desperdício e maior assertividade. - Recebimento de materiais
No recebimento, etiquetas personalizadas impressas pela OTMSuite identificavam os volumes e validavam o conteúdo no almoxarifado, eliminando problemas com entregas não identificadas. Tudo era conferido e registrado.
José Carlos respirava mais tranquilo. Não porque o trabalho tivesse diminuído, pois havia muito ainda a fazer. Mas agora, tudo caminhava com clareza. Os relatórios vinham organizados. As aprovações fluíam. O time via onde estava e o que ainda faltava. E, o mais importante: ele podia dedicar sua energia à parte mais estratégica do projeto. Não apagar incêndios operacionais.
Por fim, a feira foi um sucesso. O stand ficou pronto antes do prazo, os lançamentos brilharam e os homenageados se emocionaram. O time de marketing foi aplaudido. E José Carlos, reconhecido.
Fontes
Metodologia proprietária Otimiza Consultoria;
Vivência nas organizações;
Literatura de gestão empresarial diversas.
“Relato baseado em fatos reais. O(s) nome(s) mencionado(s) é (são) fictício(s), utilizado(s) com o propósito de preservar a identidade do(s) envolvido(s) e suas organizações.